Digiallkirjastatavad
PDF Dokumendid

• Personaalne – dokument on ettevõtte “nägu” – toetab sinu brändi

• Digitaalne – lihtne ettevõttel hallata ja muuta, arhiveerida ja ka hävitada

• Funktsionaalne – võimaldab kasutada näiteks valikinfoga lahtreid, kalendriga kuupäeva lahtrit, automaatsete arvutustega lahtreid jne

• Turvaline – dokumendi formaat ja algtekst püsib paigas ning ei ole muudetav

• Kaasaegne – lihtne digiallkirjastada

• Kena – visuaalselt kujundatud

• Tõstab ettevõtte mainet, konkurentsivõimet, brändi tuntust – dokumendid on ettevõtte visuaaliga ja lihtsad kasutada.

• Suurendab klientide rahulolu – klient tunneb, et temast hoolitakse, sest dokumente on mugav täita ja allkirjastada.

• Tõstab töö efektiivsust – ennetab vigu –  ei raiska teie töötajate aega vigade parandamisele (hoiab kokku klientide ja töötajate aega).

• Aitab kaasa ettevõtte digitaliseerimisele  – dokumentide digiallkirjastamisele, digitaalsele arhiveerimisele, hävitamisele.

• Väljendab ettevõtte vastutustundlikku ellusuhtumist – säästa loodust, vähendada välja prinditavate paberite arvu.

• Ankeedid, testid, küsitlused, küsimustikud, avaldused, lepingud.

• Dokumendid, mida kasutate tihti ning soovite, et formaat oleks võimalikult paigas ja muutmata

• Dokumendid, millega kogute klientidelt või töötajatelt mingisuguseid andmeid (nt terviseküsimustik)

• Dokumendid, mis kuuluvad allkirjastamisele ja soovite, et selle algne tekst jääks võimalikult muutmata (nt lepingud)

• Dokumentide, mis vajavad lihtsaid arvutusi – nt summa kokku liitmist (raamatupidamise aruanne).

• Dokumendid, kus soovite kasutada näiteks valik-infoga lahtreid või kalendriga kuupäeva lahtrit.

• Küsimustikud kus on palju sarnase ülesehitusega küsimusi, mis eeldavad nt JAH/EI vastuseid, valikvastuseid, märkeruute.

•  ….

Lahendusi on palju ja ilmselt arendatakse ka järjest juurde. Kuid valik võiks sõltuda sinu ettevõtte vajadustest.

Kindlasti mõningates situatsioonides on heaks lahenduseks kasutada info kogumiseks spetsiaalseid veebiprogramme, koduleheliideseid. Dokumentide allkirjastamiseks saab kasutada ka spetsiaalselt dokumendi üleandmiseks ja allkirjastamiseks loodud veebikeskkondi.

Kui teie ettevõtte tegevusvaldkond ei sisalda väga delikaatseid isikuandmeid ja puuduvad rangeid nõudeid infovahetusele, siis pole mõtet ka üle investeerida, sest iga keskkond vajab investeeringut, ilmselt kaasneb selle kasutamisega ka püsikulu ja töötajate ajakulu.

Lihtsuses peitub võlu!

Tähtis on, et vorm oleks:

• võimalikult kasutajasõbralik ja lihtne – paljudele jõukohane täita
• universaalne – PDf dokumenti saab täita enimkasutatavate programmidega ja kui neid arvutis pole, saab need lihtsasti ja tasuta installeerida (nt Acrobat reader https://get.adobe.com/reader/)

Lähtuge mõistlikkuse printsiibist. Kui teie ettevõttel ei ole palju vorme, siis ei ole tihtipeale mõistlik hakata süsteemi väljatöötamise peale ressursse kulutama.

Lihtsamaid vorme ongi mõistlik oma ettevõtte siseselt teha, selleks on tänapäeval hulgaliselt  nii tasulisi kui ka tasuta programme. Kuid vaatamata sellele on paljudel ettevõtetel vormid kodulehel küll väljas, kuid neid on ebamugav täita (formaadid nihkuvad paigast, tekstid kipuvad kustuma) ning peale nende täitmist ei saa keegi enam lõpuni kindel olla, et algne tekst seal muutmata kujul alles on.

• Aeg – sobivate programmide leidmine ja selgeks õppimine nõuab aega; ettevõtte töötajad on tihti ülekoormatud ning ei soovita oma tööjõudu kulutada (kui on võimalik lihtsamini läbi saada).

• Raha – võimekamad programmid on tasulised.

Tihedasisuliste dokumentide ja mahukate funktsionaalsete lahtrite loomine nõuab aega ja võimekamaid programme, kuid samas lihtsustavad oluliselt dokumendi täitmist, haldamist ja näevad ka esinduslikud välja.

Täidetavaid dokumente tasub ettevõtte siseselt luua siis kui:

• ettevõttes on palju täidetavaid dokumente. Dokumentide suure hulga tõttu tasub ettevõttesse sisse osta võimeks programm, mis võimaldab luua funktsionaalsemaid lahendusi ning välja koolitada seda kasutav personal. Ettevõttes peaks olema eraldi töötaja(d), kelle ülesannete ja oskuste hulka kuulub dokumentide loomine. Kitsaskohaks võib saada kiireloomuliste dokumentide ajakohastamine kui programm on kasutajapõhine ning kui programmi omav töötaja on nt haige või puhkusel. Selle ennetamiseks võiks läbi mõelda – kes ja kuidas saab sellistel puhkudel töötajat asendada, et muudatused dokumentidesse saaksid tehtud õigeaegselt.
• ettevõttes on vähe dokumente ja dokumendid ei ole mahukad ja vajavad vaid lihtsaid tekstilahtreid, mida saab teha ja hallata täiesti tasuta programmidega. Üks tasuta internetipõhine programm on näiteks PDFescape Online PDF Editor.

Kui teil on huvi ja aega tutvuda erinevate internetipõhiste programmidega ning teie ettevõtte nõudmised disainile ja kvaliteedile ei ole väga kõrged (teil on lihtsate lahtritega dokumendid, mis ei nõua väga võimekaid programme), siis tasub ise proovida. erinevatel programmidel on igal ühel erinev ülesehitus ja kõigi nende erinevuste ning võimalustega tutvuda ja katsetada on küllaltki suur ajakulu.

Siin on veel paar programmi, millega võite katsetada:

https://www.docfly.com/

https://www.wecreateforms.com/

Sinu aja ja raha kokkuhoid

• Raha – tasuliste programmide ostmata jätmise arvelt. Parimad programmid on tasulised ja konkreetsete kasutajate põhised. Ei ole mõtet oma ettevõttesse osta spetsiifilist programmi kui programmi kasutamise sagedus ei ole väga suur.
• Aeg – spetsiifilised programmid vajavad koolitust ja pidevat praktiseerimist, et töö oleks kiire, efektiivne ja oodatava tulemusega. Ettevõtte töötaja saab oma tööaega kasutada efektiivsemalt tehes ettevõtte jaoks oma erialast tööd ning mitte raiskama aega programmide katsetamisele ja meelde tuletamisele (harva kasutamise korral).

Koostöö kirjeldus

1. Võta meiega ühendust ning lepime kokku edasise suhtluse (telefoni ja e-posti teel).
2. Materjalid ja kokkulepped saadame e-posti teel (kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil).
3. Töö sujuvuse tagamiseks soovime, et sinu ettevõtet esindaks tellimuse osas üks kindel kontaktisik, kes omaks tervikpilti tellitava töö sisu kohta.
4. Hinnapakkumise tegemiseks soovime teada võimalikult põhjalikult su vajadusi ning andmeid töö sisu kohta:
   • töö sisu (lahtrite lisamine, dokumendi loomine, kujundamine, logo, fondid jne jne),
   • lehekülgede arv/ lahtrite rohkus ja lahtrite erinevus, valemite vajadus,
   • algdokument (loodava dokumendi mustand),
   • ootus töö valmimise ajale.
5. Lähtuvalt andmetest teeme sulle pakkumise hinna ja töö valmimise aja kohta.
6. Dokumendid võtame töösse peale vastastikuse kokkuleppe saavutamist ja sinu poolt tellimise esitamist (kirjalikult e-posti teel).
7. Valminud töö edastame e-posti teel ja koos sellega saadame ka kokkulepitud arve.
8. Tehtud tööle kehtib garantii – peale töö valmimist 2 kuu jooksul tehtavad muudatused teeme tasuta.

Hinna määrab tööle kuluv aeg. Ajakulu mõjutab töömaht:

• dokumendi kujundamise vajadus, lahtrite rohkus ja funktsionaalsuse erinevus, valemite loomise vajadus jne,
• ajakulu vähendab teie poolt edastatud algdokumendi puhtus (st kas põhi vajab muutmist ja kujundamist),
• hind sisaldab peale töö valmimist 2 kuu jooksul tasuta tehtavaid pisimuudatusi või -parandusi.

Sõltuvalt sinu soovidest ja töömahust võib koostöö olla:

• tükipõhine (tunnihind),
• projektipõhine (kokkuleppeline).